Відшкодування витрат на пальне працівнику: хто та які податки сплачує?

Працівник використовує власний автомобіль для робочих поїздок, заправляє його власним коштом, а роботодавець згодом відшкодовує витрати на бензин чи дизельне пальне. Чи може вважатись така компенсація доходом працівника та чи потрібно сплачувати з неї податки?

Так. Якщо роботодавець компенсує працівнику витрати на пальне для його власного автомобіля, така грошова компенсація за загальним правилом вважається додатковим благом та підлягає оподаткуванню.

Чому компенсація оподатковується?

Податковий кодекс України передбачає, що грошове відшкодування витрат працівника включається до його оподатковуваного доходу як додаткове благо, якщо законодавством не передбачено відповідного звільнення.

Це правило застосовується і тоді, коли працівник використовує власний автомобіль у господарській діяльності підприємства.

Наприклад: працівник їздить на власному автомобілі на зустрічі з клієнтами, доставляє документи або виконує інші службові доручення. Пальне для таких поїздок він купує за власні кошти, а підприємство згодом повертає йому витрачену суму.

Якщо йдеться саме про грошове відшкодування працівнику вартості придбаного ним пального, така компенсація підлягає оподаткуванню. Наявність чеків із заправки підтверджує витрати, але саме по собі не звільняє компенсацію від податків.

Які податки потрібно сплатити?

У 2026 році грошова компенсація вартості пального, яка визнається додатковим благом, оподатковується за такими ставками:

- 18 % – податок на доходи фізичних осіб (ПДФО);

- 5 % – військовий збір.

Хто сплачує податки?

Працівнику не потрібно самостійно розраховувати та перераховувати податки з отриманої компенсації.

Це робить роботодавець як податковий агент. Він утримує ПДФО та військовий збір із суми компенсації, перераховує їх до бюджету, а решту коштів виплачує працівнику.

А як щодо єдиного внеску?

Тут діє інше правило. Якщо працівник використовує власний транспорт для потреб підприємства, а роботодавець компенсує вартість пального, витраченого в межах його господарської діяльності, така компенсація не є базою для нарахування єдиного внеску.

Отже, за зазначених умов із суми компенсації утримуються ПДФО та військовий збір, але єдиний внесок на неї не нараховується.

Чи потрібно подавати декларацію?

Ні. Якщо компенсацію виплачує роботодавець як податковий агент, подавати річну декларацію про майновий стан і доходи лише через отримання такої виплати не потрібно.

Отже, відшкодування роботодавцем вартості пального для власного автомобіля працівника за загальним правилом оподатковується, навіть якщо транспорт використовувався для службових потреб. Податки утримує та перераховує роботодавець.

Головне управління ДПС у Полтавській області

Першоджерело · Сайт громади