Що потрібно знати для складання номенклатури справ?

Номенклатура справ - обов’язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ, тому упорядкування зберігання документів розпочинається зі складання номенклатури справ.

Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ незалежно від форми носія інформації, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

При складанні номенклатури справ необхідно дотримуватись Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені 18 червня 2015 року наказом Міністерства юстиції України №1000/5, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. за № 736/27181.

До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені (крім статистичних), експрес-інформація тощо.

Під час складання номенклатури справ установи використовується структурний або функціональний принцип її побудови.

Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів (загальний відділ, організаційний, кадровий, юридичний відділи тощо).

У безструктурній установі використовується функціональний принцип побудови номенклатури справ. Розділи і підрозділи номенклатури справ установи, побудованої за таким принципом, відображають її функції та напрями діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості (організація роботи, планування, фінансування тощо).

Номенклатура справ розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство, на підставі документів з усіх питань діяльності установи.

Зведена номенклатура справ складається на підставі номенклатур справ структурних підрозділів установи, у разі якщо установа має структурні підрозділи.

Під час складання номенклатури справ слід використовувати:

- положення про структурні підрозділи;

- штатні розписи;

- номенклатуру справ за минулі роки;

- типові та галузеві переліки із зазначенням строків зберігання документів.

Під час складання зведеної номенклатури справ використовується структурний принцип її побудови. Розділами у такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. При цьому першим розділом номенклатури зазначається відділ відповідальний за діловодство.

Графи номенклатури справ заповнюються таким чином:

у графі 1 проставляються індекси кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи та порядкового номера справи в межах підрозділу;

у графі 2 вказуються заголовки справ (томів, частин). Порядок розташування заголовків справ у номенклатурі справ установи визначається ступенем важливості документів справи та їх взаємозв'язком. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи: назву виду справи (листування, журнал) або різновид документів (накази (розпорядження), протоколи); короткий зміст документів справи тощо. Не допускається вживання в заголовках справ неконкретних формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо);

графа 3 заповнюється наприкінці календарного року, коли відома кількість сформованих томів, частин;

у графі 4 зазначається строк зберігання справи, номери статей за переліками документів із зазначенням строків їх;

- у графі 5 "Примітки" робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами - індекс. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т. 2 тощо.

Номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідною державною архівною установою.

Примірники номенклатури справ розподіляються в такому порядку:

перший (недоторканний) примірник номенклатури справ зберігається в відділі діловодства;

другий використовується відділом діловодства, як робочий;

третій передається до архіву установи для контролю за формуванням справ;

четвертий надсилається до відповідної державної архівної установи, у зоні комплектування якої перебуває установа, яка складала номенклатуру справ.

Підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

У кінці року номенклатура справ установи обов'язково закривається підсумковим записом, який підписує керівник відділу діловодства. Про фактичну наявність заведених за рік справ повідомляється посадова особа, відповідальна за архів установи.

Номенклатура справ установи щороку (не пізніше листопада - грудня) переглядається, аналізується і уточнюється.

Номенклатура справ установи підписується керівником відділу діловодства, візується посадовою особою, відповідальною за архів установи.

Номенклатура справ установи схвалюється експертною комісією установи та погоджується експертно-перевірною комісією відповідної державної архівної установи один раз на п'ять років або щороку в разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

Номенклатура справ установи затверджується не пізніше грудня попереднього року, уводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Таким чином, зведену номенклатуру справ установи складають на підставі номенклатуру справ структурних підрозділів, а структурні підрозділи розробляють свої номенклатури на підставі вивчення документів з усіх питань діяльності підрозділу не пізніше 15 листопада поточного року.

Номенклатура справ сприяє якісному документообігу установи, єдиному порядку формування справ, значно покращує облік документів, їх систематизацію, контроль, упорядкування зберігання документів.

Першоджерело · Ружинська селищна рада